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Jeder zweite Teilnehmer erhält relevante Event-Informationen per E-Mail

11. Juli 2018

Event-Newsletter-Gastbeitrag-Newsletter2Go

Kongresse & Konferenzen im Wandel

Myriam van Alphen-Schrade Xing Events - Newsletter2Go

Myriam van Alphen-Schrade

Ob Online-Ticketkauf, bargeldloses Zahlen mit RFID-Armbändern, Vermarktung durch Künstliche Intelligenz oder Networking Apps – der digitale Wandel ist auch in der Event-Branche angekommen, schreitet kontinuierlich voran und ist nicht mehr wegzudenken. Veranstalter von Kongressen und Konferenzen spüren den Druck, in einem immer härter umkämpften Eventmarkt, ihren Teilnehmern ein einmaliges und einzigartiges Event-Erlebnis ermöglichen zu müssen. Gleichzeitig sehen sie sich mit der Herausforderung konfrontiert, auch die richtigen Tools und digitalen Innovationen für ein effizienteres Eventmanagement zu identifizieren und einzusetzen. Denn wie so oft gibt es auch in dieser Hinsicht keine „one-size-fits-all“-Lösung.

 

Wie Digitale Innovationen die Branche verändern

XING Events veröffentlicht heute seine Studie „Kongresse & Konferenzen im Wandel – wie digitale Innovationen die Branche verändern“.

Die Studie basiert auf einer breit angelegten Umfrage unter Veranstaltern und Teilnehmern von Kongressen und Konferenzen. Welche Vermarktungsmaßnahmen Kongress- und Konferenzveranstalter ergreifen und wie Teilnehmer auf Events aufmerksam werden, erklärt Ihnen Myriam van Alphen-Schrade in ihrem Gastbeitrag. Sie ist seit 2012 Verantwortliche für den Bereich PR & Kommunikation bei XING Events. Außerdem gibt sie konkrete Tipps, wie Veranstalter neue Tools für die erfolgreiche Vermarktung ihrer Events einsetzen können.

  • 38% der Veranstalter möchte ihr E-Mail-Marketing ausbauen.

Kongress- und Konferenzveranstalter sind sich einig: Zukünftig möchten sie vermehrt auf Online-Marketing-Maßnahmen setzen, wenn es um die Bewerbung ihrer Veranstaltungen geht. Dabei steht an erster Stelle der Einsatz von Social-Media-Maßnahmen (62 %). Die Hälfte (50 %) plant ihre eigene Website stärker zu involvieren. Etwas mehr als ein Drittel möchte E-Mail-Marketing Maßnahmen (38 %) und Influencer- bzw. Multiplikatoren-Marketing (37%) gleich stark ausbauen. Außerdem planen 31 % der Veranstalter, zukünftig verstärkt in Suchmaschinen-Optimierung (SEO) zu investieren sowie 25 %, ihre Werbemaßnahmen zu verstärken, um in den Suchmaschinenergebnissen die gewünschte Aufmerksamkeit zu finden.

TIPP: Erreichen Sie Ihre Kunden dort, wo sie nach Ihnen suchen: Drei von vier Teilnehmern fühlen sich eher von Online-Werbung angesprochen als durch Offline-Maßnahmen. Genauso viele  (71 %) werden durch persönliche Empfehlungen und über soziale Netzwerke (70 %) auf interessante Kongresse und Konferenzen aufmerksam.

Auch E-Mail Marketing wird von der Hälfte der befragten Teilnehmer als bevorzugter Kanal genannt und zählt somit zu einem wichtigen Distributionsmittel. In unserem gemeinsamen Webinar mit Newsletter2Go erfahren Sie, was Sie bei der Gestaltung Ihrer E-Mail-Einladungen und Event-Reminder beachten müssen, um mehr Conversions zu erzielen.

  • Datenschutz und Seriosität der Kanäle spielt eine entscheidende Rolle für den Kauf von Tickets

84% der Teilnehmer kaufen ihre Tickets über einen Online-Ticketshop. Der Großteil verspricht sich davon vor allem eine Zeitersparnis (88%) und einen bequemeren Ticketerwerb (89%). Wenn es beim Ticketkauf darum geht, die eigenen Daten preiszugeben, sind gerade Faktoren wie Datenschutz und Seriosität einzelner Kanäle ausschlaggebende Punkte für Teilnehmer. Dabei werden die Veranstalter-Website (96%) und XING (90%) als seriösester und sicherster Online-Kanal bewertet. Eine absolute Minderheit von zwei Prozent der befragten Teilnehmer würde einen Kauf auf Facebook bevorzugen.

TIPP: Am digitalen Ticketverkauf führt kein Weg mehr vorbei. Um den Erwartungen und hohen Ansprüchen Ihrer Teilnehmer gerecht zu werden, müssen Sie Ihren Ticketverkauf den Anforderungen der digitalen Transformation und vor allem der Ihrer Teilnehmer stetig anpassen. Ihre Website ist der erste Anlaufpunkt für Ihre Teilnehmer, integrieren Sie deshalb Ihren Ticketshop auf der Startseite oder prominent auf einer zusätzlichen Unterseite. Während sich Ihre Teilnehmer auf Plattformen wie XING mit Beiträgen über aktuelle Event-Neuheiten informieren, können Sie durch die Einbettung Ihres Ticketshops direkt einen Anreiz zum Kauf schaffen. Dank automatisierter Prozesse pflegen Sie die Daten einmal ein und können diese dann kontinuierlich justieren. Und durch vereinfachte und transparente Verkaufsprozesse gewinnen Sie zusätzlich mehr Zeit für Ihre Event-Organisation.

  • Die Event-Agenda ist das wichtigste Verkaufsargument

Eine überzeugende Agenda (58 %) ist für Teilnehmer DER ausschlaggebende Punkt für den Kauf eines Tickets. Kaum einer geht zu einer Konferenz, weil ihn seine Firma anmeldet (12 %) oder der Veranstalter kostenfreie Tickets vergibt (13 %).

TIPP: Rücken Sie die Inhalte Ihrer Veranstaltung in den Vordergrund und bewerben Sie diese über diverse Online-Kanäle. Splitten Sie hierfür Ihre Botschaften und veröffentlichen Sie diese in unterschiedlichen Zeitabständen; das weckt Neugierde und hält die Spannung bis zum Event aufrecht. Hierbei empfinden Teilnehmer Informationen über Speaker und die Location als zweitrangig. Falls Sie sich wiederholende Kongresse oder Konferenzen organisieren, sollten Sie auf Ihrem Ticketshop oder Ihrer Website Bildmaterial und digitale Aufzeichnungen von vergangenen Veranstaltungen verbreiten und neue Anreize schaffen. Nutzen Sie hier passende digitale Tools und stiften Sie somit Mehrwert für Ihre Teilnehmer.

Wenn Sie Events zu ähnlichen Themen planen, sollten Sie vor allem viel Wert auf ein erfolgreiches Teilnehmer- und Kundenbeziehungsmanagement legen. Es ist häufig wesentlich effizienter, in die Bindung bereits vorhandener Kunden zu investieren, als mit vergleichsweise hohem Aufwand Neukunden oder Wettbewerbskunden zu gewinnen.

Es kann hilfreich sein, im Vorfeld schon Snack-Content in Form von Videos oder Infografiken über die Inhalte der Speakings zu produzieren und diese via E-Mail zu bewerben.

  • Nur ein Bruchteil setzt auf virales Marketing oder Influencer Marketing

Handlungsauffordernde Anstöße über virales Marketing (14 %) gibt nur jeder zehnte Veranstalter, obwohl der Aufwand verglichen mit anderen Maßnahmen deutlich geringer ausfällt. Dabei steckt in der Beziehungspflege zu Influencern viel Potential. Influencer sind Einflusspersonen und Meinungsführer im Netz, die sich mit ihrer Arbeit ein großes Vertrauen und einen Expertenstatus bei spezifischen Communities aufgebaut haben. Ihre Empfehlungen werden von der Community daher sehr geschätzt.

TIPP: Für eine erfolgreiche Influencer-Marketing-Strategie sollten Sie konkrete Ziele festlegen und Ihre passenden Multiplikatoren identifizieren. Lassen Sie sich dabei allerdings nicht von einer möglichst großen Follower-Anzahl blenden: Ziehen Sie lieber genau den Influencer in Betracht, der auf seinem speziellen Fachgebiet die Nummer 1 ist und mit Content statt Reichweite überzeugt. Nicht zu vernachlässigen ist hierbei dann die kontinuierliche Beziehungspflege zu Ihren Meinungsmachern. Erstellen Sie dafür einen Maßnahmenplan und messen Sie Ihren Erfolg am Ende, um darauf basierend kommende Schritte zu optimieren.

Virales Marketing ist effektiv, aber nur schwer zu steuern. Eine exakte Kampagnenplanung ist hier nicht möglich, da die Verbreitung nicht seitens der Veranstalter erfolgt. Beim viralen Marketing adressieren Sie beispielsweise über soziale Netzwerke und Medien Ihre Follower am besten mit indirekten oder emotionalen Werbebotschaften. Potenzielle Teilnehmer sollten von Ihren Nachrichten so überzeugt sein, dass sie diese selbst weiterverbreiten – durch Likes oder Mundpropaganda. Im Optimalfall animieren Sie die Teilnehmer auf diese Weise zum Ticketkauf.

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