Mai 9, 2023

Outlook Newsletter erstellen: Wie es geht und welche Alternativen es gibt

Lesezeit ungefähr 8 min

Zugegeben, es ist nicht immer leicht, im E-Mail Marketing den Wald vor lauter Bäumen zu sehen. Der Markt an Newsletter Tools wächst und macht die Wahl zu einer echten Herausforderung.

Da ist die Erstellung eines Outlook Newsletters, wie du es vielleicht aus privaten oder beruflichen Kreisen kennst, verständlicherweise naheliegend. Aber was anfangs vielleicht als der leichtere Weg scheint, wird dir langfristig die größten Kopfschmerzen bereiten. Und wer hat schon gerne Kopfschmerzen?

Wir zeigen dir in diesem Blog-Artikel, wie du theoretisch Schritt für Schritt Massenmails über Microsoft Outlook versendest und warum du dies praktisch gar nicht erst tun solltest. Denn das Erstellen eines Newsletters mit einer professionellen E-Mail Marketing Software hat so viel mehr Vorteile und bedeutet so viel weniger Aufwand für dich. Überzeuge dich selbst!

Mit Outlook Newsletter erstellen: So geht’s

Im Prinzip läuft das Ganze so ab: Du kannst deinen Newsletter mit Microsoft Word erstellen und über Outlook an deine Kontakte versenden. Wir haben dir die 6 wichtigsten Schritte hier zusammengefasst:

1. Öffne Word und schreibe deinen Newsletter.

2. Klicke in Word oben auf „Sendungen”.

3. Klicke nun auf das Feld „Seriendruck starten” und im Drop-Down-Menü auf „E-Mail-Nachrichten”. Du befindest dich jetzt im Newsletter-Modus.

4. Gehe in Word nun auf das Feld „Empfänger auswählen” und wähle eine der folgenden drei Optionen aus:
a) Gib eine neue Liste ein, in der du die Kontaktdaten manuell in ein neues Dialogfeld eingibst.
b) Verwende eine vorhandene Liste, mit der du eine .csv (Excel)-Datei von deinem Computer auswählen kannst. Die .csv-Datei müsste im Voraus mit Daten vorbereitet worden sein, die in drei Spalten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse) angeordnet sind.
c) Wähle die Adressen manuell aus deinen bestehenden Outlook-Kontakten.

5. Wenn du deine Empfänger:innen ausgewählt hast, klicke auf „Fertig stellen und zusammenführen” und dann auf „E-Mail-Nachricht senden”.

6. Schreibe in das Popup-Feld „Seriendruck in E-Mail“ die Betreffzeile der E-Mail und klicke dann auf „Ok”.

Uuuund fertig. Auf den ersten Blick gar nicht so schwer, oder? Lass uns aber nun gemeinsam auch einen zweiten Blick auf das Ganze werfen und über die Nachteile einer Outlook Serienmail sprechen.

8 Gründe, warum du lieber keine Outlook Newsletter versenden solltest

Angenommen, du entscheidest dich beim Newsletter-Versand für ein privates E-Mail-Programm wie zum Beispiel Outlook, dann kann das verschiedene Nachteile mit sich bringen. Denn die Server und IP-Adressen sind gar nicht für den Massenversand ausgerichtet. Erinnerst du dich noch an die Kopfschmerzen, von denen wir anfangs geredet haben?

Wenn du das Ziel verfolgst, eine E-Mail an eine große Anzahl von Kontakten zu versenden, dann werden dir beim Versand von Massenmails über Outlook die folgenden 8 Faktoren sehr schnell Kopfschmerzen bereiten:

  • Tägliches E-Mail-Limit: Wie die meisten Internet Service Provider (ISPs) begrenzt Outlook die Anzahl der E-Mails, die du pro Tag versenden kannst, auf 300.
  • Darstellungsprobleme: Verschiedene Engines in den Versionen von Outlook sind der Grund dafür, dass es zu Problemen bei der Darstellung kommen kann. Haben einige deiner Empfänger:innen beispielsweise eine ältere Outlook-Version als du, wird der HTML-Newsletter möglicherweise fehlerhaft dargestellt. Außerdem enthalten Outlook Serienbriefe durch die Word-Formatierungen einen inkompatiblen HTML-Code. Dadurch kann es in verschiedenen E-Mail Clients ebenfalls zu fehlerhaften Newsletter-Darstellungen kommen.
  • Begrenzte Optimierung: Viele CSS-Spezifikationen werden von Outlook nicht unterstützt. Spezifikationen wie float, margin oder padding sind nur eingeschränkt nutzbar. Auch die Auswahl an Schriften ist begrenzt. Zur Erstellung deiner Outlook-Massenmails kannst du lediglich Schriften nutzen, die bereits im System vorhanden sind.
  • Keine Gestaltungsvorlagen: Outlook hat keine eigenen Newsletter-Vorlagen. Die Outlook E-Mail Templates müssen von einem externen Programm bezogen und als HTML-Datei in die E-Mail eingefügt werden. Das bedeutet für dich: mehr Aufwand beim Erstellen von Newslettern. Für den Massenversand von E-Mails ist das natürlich ungünstig.

Versende lieber mit einem professionellen Newsletter Tool. Vergleiche hier die Funktionen und Preise der 12 beliebtesten Newsletter Softwares.

  • Erhöhtes Spam-Risiko: Wer Newsletter Marketing betreibt, der möchte natürlich, dass seine Mailings im Posteingang der Empfänger:innen landen. Newsletter, die von einem ISP (Outlook, Gmail, Yahoo usw.) verschickt werden, werden jedoch sowohl von anderen ISPs als auch von deinen E-Mail-Empfänger:innen sehr häufig direkt in den Spam-Ordner katapultiert. Denn diese E-Mail-Programme sind eher für den persönlichen Gebrauch bestimmt, weshalb Serienmails als verdächtig eingestuft werden.
  • Keine Personalisierungsfunktion: Personalisierungen spielen für den Erfolg deiner E-Mail-Strategie eine große Rolle. Outlook allein kann jedoch gar keine Personalisierungen erzeugen. Hierfür müsstest du wieder auf eher umständliche Weise auf Word zurückgreifen.
  • Erhöhtes Blocklist-Risiko: Die Chance, dass die IP-Adresse deines Mail-Servers auf eine Block-Liste gesetzt und von Servern abgelehnt wird, ist bei privaten E-Mail-Programmen definitiv höher.
  • Keine Analysefunktion: Neugierig, wie deine Kampagne bei den Empfänger:innen ankommt? Versendest du deine Newsletter über private E-Mail-Programme, wird es schwierig, eine Antwort auf diese Frage zu bekommen. Denn Outlook bietet keine Möglichkeit, die Performance deiner Newsletter zu analysieren.

8 Gründe, warum Brevo die bessere Alternative ist

E-Mail Marketing ist und bleibt eine der effizientesten Disziplinen im Online Marketing. Der größte Vorteil von Newslettern: ihr besonders hoher Return-On-Investment (ROI). Newsletter machen es möglich, Lead-Nurturing-Kreisläufe zu entwerfen und deine Kund:innen auf persönliche Weise zur richtigen Zeit mit den richtigen Informationen zu versorgen.

Schön und gut. Aber was genau können nun professionelle E-Mail Marketing Softwares, was private E-Mail-Programme nicht können?

  • Individuelle Newsletter Templates: Mit Brevo (ehemals Sendinblue) kannst du schnell und einfach professionelle responsive Newsletter erstellen, die auch in Outlook optimal dargestellt werden. Per Drag-&-Drop-Editor kannst du ganz einfach ein Template aus unseren vielen kostenlosen Design-Vorlagen wählen und individuell anpassen. Die hochwertigen Newsletter Templates sind alle so programmiert, dass sie auf jedem Endgerät – egal ob Smartphone, Tablet oder Desktop – richtig dargestellt werden (responsive Design).
  • Datenschutz: Bei Brevo spielen Datenschutz und Privatsphäre eine sehr wichtige Rolle. Das fängt bei den Anmeldeformularen an und geht bis zu Impressums- und Abmeldelinks im Newsletter. Als europäischer Marktführer mit deutschem Server-Standort kannst du dir sicher sein, dass unser Produkt absolut rechtssicher ist. Bei uns kannst du Double-Opt-In-E-Mails verschicken, das heißt, deine Kontakte müssen nach Anmeldung zum Newsletter per Bestätigungslink eindeutig dem Empfang deiner Mailings zustimmen. Dies garantiert dir, dass du mit deinen Newsletter-Anmeldeformularen effektiv und vor allem DSGVO-konform E-Mail-Adressen sammelst.
  • Werkzeuge zur Kontaktverwaltung: Das manuelle Hinzufügen neuer Abonnent:innen und das Entfernen derjenigen, die sich vom Newsletter abgemeldet haben, kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Eine professionelle Newsletter Software wie Brevo erledigt das für dich. Abmelder werden automatisch aus den Listen entfernt, Opt-Ins werden automatisch hinzugefügt – so behältst du ganz einfach den Überblick über deine E-Mail-Kontakte. Perfekt für den Massenversand!
  • E-Mails, die ankommen: Was nützen die besten Newsletter der Welt, wenn sie nicht dort landen, wo sie sollen und letztlich nicht gelesen werden? Eine hohe Zustellrate ist die Grundlage für erfolgreiches E-Mail Marketing. Die Software von Brevo ist bei den wichtigsten E-Mail-Anbietern auf der Allowlist, also bereits als vertrauenswürdig eingestuft. Wir gewährleisten dir eine erstklassige Zustellbarkeit – das heißt: E-Mails, die statt im Spam-Ordner direkt im Posteingang deiner Empfänger:innen landen.  

Wir zeigen dir, wie du in nur 4 Schritten einen kostenlosen Newsletter gestalten kannst.

  • Personalisierung: Nenne deine Kund:innnen beim Namen! Eine persönliche Ansprache bereits in der Betreffzeile sorgt bei Empfänger:innen für Aufmerksamkeit. Bei Brevo geht das ziemlich einfach mit der Personalisierungsfunktion. Hierzu werden vollautomatisch in die entsprechenden Attribute die Daten aller Empfänger:innen eingefügt. Zudem ist es dank Marketing Automation möglich, deinen Kund:innen anhand sogenannter Trigger eine vollautomatisierte E-Mail mit personalisierten Inhalten zu schicken.
  • Vermeiden von E-Mail-Blocklists: Brevo arbeitet stets daran, deine Reputation zu schützen und sicherzustellen, dass Kund:innen nicht auf eine Block-Liste gesetzt werden. Neue Konten mit einer gemeinsam genutzten IP-Adresse durchlaufen daher strenge Validierungsprozesse, um maximale Sicherheit und Zustellbarkeit für alle zu gewährleisten. Für Unternehmen mit umfangreichen E-Mail-Listen bietet Brevo eine dedizierte IP-Adresse an.
  • A/B-Tests: Noch unschlüssig, welche Betreffzeile am besten bei deinen Empfänger:innen ankommt? Mit Brevo hast du die Möglichkeit, deinen Newsletter vor dem eigentlichen Versand in verschiedenen Varianten zu testen. Dabei kannst du sowohl Betreffzeile und Absender als auch Inhalt deiner E-Mail testen. Die erfolgreichste Variante wird anschließend an deine Empfängerliste verschickt.
  • Performance-Analyse: Mit Brevo kannst du den Erfolg deiner E-Mail Kampagne sehr detailliert und in Echtzeit tracken und messen. Analysiere die wichtigsten Erfolgswerte, wie zum Beispiel die Zustell-, Öffnungs- und Conversionrate sowie die Abmeldungen und Bounces.
Outlook NewsletterBrevo (ehemals Sendinblue)
✖ eingeschränkte Gestaltungsmöglichkeiten✔ keine speziellen Programmierkenntnisse nötig
✖ Hintergrundbilder können nicht erkannt werden✔ einfach zu bedienender Editor
✖ viele CSS-Spezifikationen werden nicht umgesetzt✔ Client Testing
✖ Nicht-System-Schriften können nicht benutzt werden✔ individuelle Responsive-Templates
✖ Darstellungsprobleme✔ vertrauenswürdige Server
✖ keine Outlook Vorlagen✔ Live Reports und Conversiontracking

Fazit: Raus aus der Komfortzone, rein ins professionelle E-Mail Marketing

Du denkst bei Newsletter Marketing immer noch an gewohnte E-Mail-Programme und willst mit Outlook Newsletter erstellen? Auch wenn es in der Komfortzone manchmal am schönsten sein mag, hast du in diesem Beitrag gesehen, dass sich im E-Mail Marketing langfristig definitiv die Wahl eines professionellen Newsletter Tools lohnt.

Mit einer Software geht das Newsletter erstellen nicht nur viel leichter, sondern auch viel schneller von der Hand. Du brauchst dafür weder Grafikdesign- noch Programmierkenntnisse – das technische Set-Up wird von professionellen Softwares automatisch für dich übernommen und alle Funktionen lassen sich intuitiv bedienen: Newsletter erstellen ganz ohne Kopfschmerzen.

Neugierig geworden? Probier es einfach mal aus und erstelle deinen ersten Newsletter mit Brevo.

Wenn du noch nicht genau weißt, welches Newsletter Tool deinen Ansprüchen am ehesten gerecht wird, wirst du vielleicht in folgenden Blog-Artikeln fündig:

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